• Adakan pertemuan dengan panitia seksi dokumentasi ataupun event organizer yang bertanggung jawab atas photo session tersebut. Catat nomor teleponnya. Sebaiknya memakai surat penawaran resmi, meskipun transaksi sudah deal secara lisan. Karena Anda sebagai professional maka surat penawaran ini sangat penting sebagai dasar berpijak bagi kedua belah pihak. Waktu pemotretan, harga pemotretan, uang muka dan pelunasan, hasil foto harap dicantumkan dengan jelas pada penawaran.
• Pilihlah tempat untuk photo session bersama panitia. Usulkan pada panitia tempat yang memenuhi syarat untuk berfoto. Pertimbangan luas tempat, angel pemotretan, jarak pemotretan, jatuhnya sinar matahari langsung, jumlah orang yang difoto, alternatif lokasi jika saat pemotretan ternyata turun hujan merupakan pertimbangan utama yang harus diperhatikan.
• Survey lah tempat sebelum dilakukan pemotretan. Kendala kendala teknis kadang kadang muncul saat pemotretan berlangsung seperti misalnya : listrik mati sehingga lampu flash tidak bisa berfungsi, rol kabel yang tidak berfungsi, lokasi stopkontak terdekat, kursi kursi yang diperlukan untuk duduk para pejabat yang berfoto dan sebagainya.
• Ada kalanya hasil pemotretan harus ditulisi dengan nama nama peserta. Persiapkanlah kertas kecil kecil kira kira seukuran 5 x 10 cm, bagikan kepada peserta foto sesaat sebelum melakukan pemotretan. Tentunya masing masing kertas sudah diberi identitas lokasi ( misalnya DEPAN No : 1 atau berdiri No: 1 dst ), lalu peserta diminta menuliskan namanya pada kertas dengan memakai huruf kapital, ini untuk memudahkan desainer dalam melakukan penyuntingan foto. Selain itu untuk cros cek kebenaran penulisan nama Anda bisa meminta daftar nama peserta kepada panitia. Perhatikan dalam hal ini penulisan Gelar, judul event, tanggal event dan lokasi event. Sertakan juga logo perusahaan, khusus untuk logo ini ada baiknya sebelum acara dimulai, Anda sudah mendapatkannya karena bisa jadi logo itu tidak tersedia dalam bentuk soft copy tetapi dalam bentuk gambar yang harus kita sunting lagi untuk mendapatkan hasil maksimal.
• Hadirlah lebih awal sebelum acara photo session dimulai. Ada beberapa event yang hanya menyediakan waktu sangat sedikit sehingga fotografer harus secara cepat menata orang agar formatnya simetris.
• Lakukan penyuntingan dan sampaikan prove / pra cetak kepada panitia penyelenggara. Mintalah tanda tangan tanda setuju pada foto yang posenya disetujui untuk diperbanyak ( dicetak banyak ). Jangan sampai terjadi bahwa foto sudah dicetak, katakan 100 lembar tetapi penitia tidak berkenan atau bahkan mengelak dengan alasan bukan pose itu yang ia pilih.
• Serahkanlah hasil foto se segera mungkin plus faktur atau nota kepada panitia. Satu hal yang perlu juga disampaikan diawal transaksi adalah masalah komisi untuk panitia. Apakah Anda akan memberikannya dalam bentuk prosentase rupiah dari penjualan atau dalam bentuk rupiah per lembar foto, gratis foto liputan acara atau dalam bentuk lain misalnya free photo session untuk panitia. Ini merupakan kreatifitas Anda sebagai fotografer. Jangan lupa menyertakan softcopy CD kepada panitia. Ada ide kreatif yang bisa Anda tawarkan yaitu dengan menjual soft copy dengan harga murah kepada peserta langsung, sehingga omset Anda juga bisa bertambah dari hasil penjualan softcopy ini.

Mudah mudahan catatan ini berguna bagi teman teman fotografer semua.

• Membersihkan body kamera dan lensa.

• Selalu mengecek kondisi battery/accu dan melakukan pengisian bila perlu.

• Membersihkan kain pada softbox sehingga tidak nampak kuning dan berdebu ketika akan dipergunakan.

• Mengecek light stand apakah dalam kondisi prima dan tidak ada gangguan pada sekrup2 nya.

• Mengecek lampu kilat juga modelling lamp

• Mengecek senantiasa roll kabel listrik, apakah dalam keadaan baik dan tidak putus jalurnya.

Sehingga diharapkan saat dipergunakan alat alat tersebut dalam kondisi “siap tempur”, oh ya jangan lupa selalu menyediakan kamera cadangan, karena kita tidak tahu kapan kamera tersebut akan rusak.

• Tidak semua foto studio mahal, oleh karena itu sesuaikan budget anda dengan foto studio yang ada. Mintalah harga paket karena biasanya harga paket lebih murah dibandingkan dengan harga per unit atau retail. Lebih murah lagi bila Anda memesan pada saat ada event pameran atau promo tertentu.

• Lihatlah contoh karya yang pernah dia buat. Cros cek dengan teman anda yang pernah memakai jasa darinya.

• Tanyakan secara detail tentang layanan yang ia berikan. Apakah akan meliput foto untuk semua acara atau hanya di gedung Pertemuan saja? Adat International ( Cina ) rangkaian acaranya dimulai dari rumah dengan segala tetek bengeknya. Oleh karena itu jika Anda memakai adat itu, tanyakanlah apakah harga paket sudah termasuk foto dokumentasi di rumah, gereja? Kalau tidak, berapa biaya yang harus ditambahkan.

• Tanyakan pula biaya yang harus Anda tambahkan seandainya saja terjadi kelebihan diatas jumlah paket. Sebenarnya kalau sudah namanya paket tentunya tidak bisa lebih, tetapi kadang memang ada foto studio yang nakal dengan membuat foto jadi lebih banyak sehingga konsumen harus menambah uang lagi ( hidden cost )

• Jika sudah memesan dan memberikan uang muka. Maka jangan segan segan untuk menelepon kembali pada foto studio itu agar tidak terlewatkan moment penting Anda.

Semoga sedikit ulasan ini ada manfaatnya bagi pembaca yang akan melangsungkan pernikahannya.

• Buatlah website yang mencerminkan core business studio foto yang Anda miliki. Sebuah studio foto dengan spesialisasi Wedding sebaiknya mempunya theme wedding juga, tujuannya agar ketika seorang mengakses website Anda, langsung bisa dipahami bahwa Studio ini spesialisasinya Foto Wedding.

• Jika menggunakan animasi flash, buatlah yang jika diakses tidak memerlukan waktu lama. Pembuatan animasi flash yang buruk akan membuat sebuah website berat dan lama untuk diakses.

• Pergunakanlah bahasa yang disesuaikan dengan pasarnya. Saya pernah melihat sebuah website foto studio di Yogyakarta ( cukup besar studionya ) memakai bahasa Indonesia dan bahasa Inggris namun pemakaiannya tidak tepat. Kalau memang akan menggunakan 2 bahasa maka bisa membuat button untuk toggle switch antara 2 bahasa tersebut, bukan mencampur adukan. Misalnya saja “About” memakai bahasa Inggris, kemudian “Contact Us” memakai Bahasa Indonesia.

• Buatlah website dengan opt in. Maksudnya bahwa pengunjung website bisa memasukan alamat e-mail dan nama agar Studio foto bisa mengirimkan Newsletter atau penawaran-penawaran menarik lainnya. Tujuan sebenarnya adalah untuk mengumpulkan database alamat email. Jadi pergunakanlah autoresponder yang handal untuk ini.

• Pembuatan Blog untuk mendampingi web sangat disarankan. Tujuan pembuatan blog ini adalah juga untuk mendekatkan diri antara perusahaan dengan pelanggan. Karena dengan blog pengunjung bisa berkomentar dan berinteraksi langsung dengan perusahaan Foto. Dengan blog, segala news bisa dituliskan secara berkala sehingga pengunjung bisa mengikuti aktivitas dan kemajuan yang dilakukan oleh studio foto tersebut.

• Tonjolkan pada spesialisasi studio Anda. Memang semua pekerjaan foto bisa dilayani. Namun menampilkan semua layanan tanpa ada “penekanan” akan membuat kesan yang tidak profesional.

• Pilihlah jasa web developer yang profesional supaya tidak mengecewakan hasilnya. Seperti pada saat domain dan hosting harus diperpanjang maka perusahaan tersebut akan mengingatkan Anda sebagai pelanggannya untuk segera memperpanjangnya. Sebab jika tidak diperpanjang maka pelanggan yang biasa mengakses website Anda akan tidak dapat melihatnya di Internet.

• Buatlah website yang SEO friendly, pilihlah keyword/kata kunci yang tepat sehingga website Anda akan berada dihalaman 1 ketika dicari di Google. Kata kunci bisa : studio foto, layanan foto, dokumentasi foto, foto pernikahan, wedding photography, jasa fotografi dan sebagainya.

Sedikit ulasan diatas masih dapat dikembangkan lagi, tetapi paling tidak sudah menginspirasi Anda sebagai pemilik Studio Foto akan pentingnya website bagi perusahaan Anda.

Tentukan jumlah anggaran per buah souvenirnya. Mahal tidak selalu bagus dan berguna.
Pembuat kartu undangan sekarang banyak juga yang membuat souvenir, memesan padanya bisa jadi mendapatkan harga khusus, karena Anda sudah memesan juga kartu undangannya.
Fungsional merupakan salah satu pertimbangan bagi penentuan jenis souvenir. Ada bermacam souvenir dengan harga ekonomis namun juga fungsional. Contoh : buku telepon, bloknotes, senter kecil dan sejenisnya.
Unik. Kalau ke-Unik-an yang dikejar barangkali saja anggaran bisa membengkak, pertimbangan keunikan ini dilakukan agar si penerima tidak lekas lekas membuangnya tetapi bisa dikoleksi.
Sesuaikan tema antara Undangan dan souvenir sehingga lebih menarik. Tema bisa dalam bentuk warna yang senada, atau memakai ornamen yang sama.
Berikan cadangan jumlah souvenir seperlunya, untuk menjaga apabila terjadi jumlah yang tidak memadai.

Semoga sedikit tips ini berguna bagi Anda..!

• Ikutkanlah seminar seminar fotografi yang sering diadakan di kota kota besar.

• Berikan kesempatan kepadanya untuk melihat pameran pameran yang ada hubunganya dengan fotografi.

• Berlangganan majalah majalah fotografi dar luar negeri.

• Ikutilah workshop workshop yang membuka wawasannya.

Sebagai pengusaha janganlah pernah takut untuk memberikan kesempatan buat fotografer Anda agar maju.  Karena kemajuannya akan membawa kemajuan bagi perusahaan Anda juga.  Jika kita ikhlas memberikan ilmu bagi mereka, niscaya segala usaha kitapun tidak akan sia sia adanya.  Selamat mencoba semoga sukses

• Kemampuan menangani pelanggan dengan baik. Sopan santun, kehalusan bahasa, kecepatan penanganan transaksi, ketelitian, kejujuran, tidak mudah tersinggung. Kejujuran ini sangat penting karena sebagai ujung tombak penerima order, CS ini sangat rawan terhadap penyelewengan informasi. Karena jika tidak ada kejujuran, maka CS yang menerima semua order pelanggan akan mengalihkan order order kecil kepada Fotografer “lain” ( kolega si CS ) yang akan memberikan komisi bagi dirinya. <—catat ini penting–>

• Pemahaman terhadap proses produksi sebuah foto, mulai dari pemotretan sampai jadi sebuah foto, bahkan sampai jadi sebuah album foto. Ini penting karena untuk memberikan keyakinan terhadap pelanggan bahwa proses yang dilakukan oleh studio Anda benar benar memenuhi standar.

• Pemahaman terhadap trik menjual agar CS bisa diberi wewenang untuk memberikan diskon, bonus atau punya kemampuan tawar menawar dengan calon pelanggan. Tujuannya agar transaksi dapat di “close” tanpa harus menunggu Boss.

• Kemampuan mengerti komposisi foto. Pengetahuan ini juga perlu dimiliki meskipun tidak terlalu mendalam, supaya pelanggan juga merasa mantap karena sudah dibantu diarahkan oleh customer service.

• Urut urutan prosesi upacara pengantin sesuai adat yang mayoritas dilakukan didaerah tersebut. Misalnya Anda memiliki foto studio di daerah Jawa Tengah maka CS harus mengerti urut urutan acara Pengantin Adat Jawa ( Jogja dan Solo ). Hal ini untuk membantu pelanggan memahami secara utuh tentang foto liputan acara adatnya.

• Customer Service harus dipersiapkan sebaik mungkin, rekrutlah CS yang mempunyai latar belakang pendidikan ilmu Komunikasi. Lakukanlah upgrade kemampuannya dengan cara mengikit sertakan pada workshop workshop manajemen penjualan dan sejenisnya sehingga dia mempunyai kemampuan yang dapat diandalkan.